EQUIPE DE REPONSE APPEL D_OFFRE
LES AVANTAGES DE MOBILISER UNE EQUIPE DE REPONSE AVANT L’ARRIVEE DE LA CONSULTATION ?
Bon nombre d’entreprises ont tendance à attribuer la réponse à l’appel d’offres aux personnes uniquement lorsque la consultation est en main. Il est vrai à leurs décharges, que les délais se sortie de la consultation sont rarement respectés par les acheteurs. Le quotidien amène aussi à gérer les urgences court termes à défaut de penser au moyen terme.
A défaut de planification préalable, l’entreprise peut rencontrer plusieurs difficultés telles que:
-Les personnes pouvant répondre ont été mobilisées pour d’autres taches, éventuellement moins importantes, mais il est très difficile de les récupérer, parce que par exemple ils répondent à un autre appel d’offres pourtant potentiellement moins intéressant.
-L’entreprise a besoin d’informations extérieures voire d’une assistance extérieure pour la réponse, mais il n’y a plus le temps pour le faire, les aides extérieures ne permettent pas de fournir une réponse de qualité dans le temps imparti restant.
Il convient donc de planifier la période sur laquelle la réponse va s’effectuer, en considérant une flexibilité sur ce délai (retard de sortie de la consultation possible), et la charge prévisionnelle (nombre de jours nécessaires pour effectuer la réponse)
Vous pourrez être amené à trancher entre plusieurs projets. En effet plusieurs appels d’offres peuvent se télescoper au même moment. La qualification (découverte évoquée au chapitre précédent) du client est là aussi importante, pour estimer ses chances de succès, et donc pour pouvoir trancher intelligemment.
QUELQUES QUESTIONS POUR CONSTITUER L’EQUIPE DE REPONSE
DE QUELLES COMPETENCES AVONS-NOUS BESOIN ?
Ces compétences doivent être autant considérées en internes qu’en externes.
Technique : exemple besoin de compétence en site web marchand pour Franck FOUQUERE
Commerciale : Le commercial est sollicité pour tout ou partie de la réponse. Dans certaines entreprises (souvent très techniques), le commercial n’effectue que la lettre d’accompagnement. Ce dernier choix est motivé par 2 raisons : Les commerciaux n’ont pas la compétence technique pour effectuer la proposition, et l’entreprise souhaite focaliser le commercial sur le terrain.
Contractuelle : exemple un industriel du papier demande à Pierre CONSULT, en cas d’attribution du marché de ne plus travailler avec l’industrie papetière sur du conseil stratégique, pendant une période d’un an, et ce sur tout le territoire européen. Pierre CONSULT se demande si cette clause est légale, si elle ne doit pas être soumise à une contrepartie de la part du fournisseur, et finalement quelle attitude adopter.
DE QUELLES PERSONNES AVONS-NOUS BESOIN ?
Ces personnes doivent être autant considérées en internes qu’en externes.
La réponse peut paraître évidente, pour l’interne. Elle l’est si votre entreprise est de petite taille. Sinon les questions ci-dessous pourront peut-être vous orienter vers d’autres personnes que les toutes premières envisagées. Pour les aides externes, les questions sont moins triviales.
Qui connaît le client ?
En qui le client fait-il particulièrement confiance? Par exemple Mayeul VIDAL, technicienne de Webtique a déjà œuvré avec succès chez un client de Franck FOUQUERE. Franck trouve judicieux que Mayeul VIDAL prenne en charge la réponse.
A défaut, qui a déjà œuvré sur un projet proche ?
Qui est disponible ?
Pour Pierre CONSULT qui est seul, il assurera toutes ses fonctions. Webtique plus grande, doit choisir qui fera quoi :
Qui fourni les informations requises, et comment (papier, mail, serveur), quand (cf. plan d’actions). Franck FOUQUERE ouvrira un espace disque sur un serveur, et remettra à Mayeul VIDAL toutes les informations en sa possession sur son client. Il complètera l’information par des éléments papiers, et des informations orales.
Qui coordonne l’ensemble des acteurs de la réponse (on parle souvent de « bid-manager ») ?
Sur des réponses simples, il s’agit souvent du commercial. Dans les cas plus complexes, il s’agit d’un technico-commercial. Mayeul VIDAL assurera cette tache.
Qui se charge(nt) de l’analyse de la consultation ? (Mayeul VIDAL)
Qui se charge(nt) de la conception de la solution ? (Mayeul VIDAL)
Qui se charge(nt) de l’établissement du coût de revient ? Du prix de vente?
Mayeul VIDAL pour le coût de revient et Franck FOUQUERE pour le prix de vente.
Le prix de vente sera validé par le responsable Hugues BOSS.
Qui se charge(nt) du calendrier du projet proposé ? (Mayeul VIDAL)
Qui contrôle les parties écrites, par les autres membres ? Franck FOUQUERE
Qui présentera la solution, répondra aux questions. (Mayeul VIDAL pour la partie technique, Franck FOUQUERE pour la partie commerciale)
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. Les termes anglais les plus couramment utilisés sont : RFP = Request For Proposal ou RFQ = Request For Quotation. Parmi les mots anglais courants on retrouve aussi Soumission, Bid, Tender, Call for tender.
MARCh1 PUBLIC. Formation commercial.
proposal management.
